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digitalizzazione documenti cartacei

Gli Studi Notarili e professionali, orientati ad un futuro con meno carta, affrontano quotidianamente la sfida di digitalizzare i documenti cartacei ed integrarli in un sistema organico e funzionale per l’accesso.

Dataweb Group garantisce la possibilità di salvare tutti i fascicoli all’interno di un

software apposito attraverso un servizio di digitalizzazione studiato nei minimi

dettagli, permettendo di privarvi immediatamente della carta pur avendone una

copia speculare scansionata sulla nostra piattaforma web.

Ciò contribuisce a proteggere la riservatezza dei dati e assicura la conformità alla

normativa “leggi sulla privacy”.


I vantaggi dell’archiviazione ottica per il tuo Studio

  • Riduzione dei tempi di ricerca. Con la ricerca digitale, puoi dire addio allo smarrimento dei documenti. Tutto è a portata di un click!
  • Recupero degli spazi fisici di Studio;
  • Sicurezza a livello avanzato: proteggi i tuoi dati sensibili con misure di sicurezza avanzate e assicurati che solo le persone autorizzate possano accedervi. Rispettiamo la normativa     GDPR - Regolamento 2016/679;
  • Rispetto della normativa antincendio il DM 12 aprile 2019 che modifica il Codice di Prevenzione Incendi regolato dal DM 3 agosto 2015. Riduzione dei costi per deposito, gestione dei documenti;
  • Sostenibilità dell’ambiente. Riduci l’uso di carta e contribuisci a un futuro più sostenibile!

FASI DEL SERVIZIO

Ritiro dei documenti presso lo Studio

DataWeb si occuperà del ritiro dei fascicoli presso il tuo Studio con propri collaboratori e automezzi.

I documenti saranno catalogati e trasferiti in scatole apposite di contenimento che poi rimarranno a disposizione di Dataweb e nelle proprie strutture logistiche. Una volta preparate presso al sede del cliente saranno caricate su nostri mezzi e trasportate a destinazione.


Normalizzazione dei documenti

Il personale si occuperà di aprire ogni scatola, rimuovere punti metallici dal fascicolo e inserire i QR code o verificare la loro presenza avendo  lo scopo di suddividere il documento in sotto fascicoli.

(es. catasto, adempimenti, urbanistica, antiriciclaggio, pagamenti ecc..)


Digitalizzazione e Data Entry

I documenti una volta preparati e verificati, vengono scansionati e digitalizzati per una consultazione a portata di un click!

Al termine della scansione saranno imputati i metadati su Db MySql che serviranno alle future ricerche da parte del cliente.


Piattaforma Web Saas e pubblicazione dati.

Terminata la fase precedente , provvederemo alla Pubblicazione dei documenti digitalizzati tramite il nostro portale web, disponibili in piattaforma e dandone accesso tramite Browser, Tablet, smartphone.


      Progetto Prometeo.

Cambiare il modo in cui le organizzazioni gestiscono e accedono ai propri documenti.



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